Cuando se piensa en ser eficiente en el trabajo, lo primero que se viene a la mente es el reloj, el tiempo y su optimización. Y es que el tiempo se ha convertido en el recurso más escaso y valioso de todos.
Sin embargo, lo despilfarramos con mucha frecuencia. Pero aún si este es tu caso, siempre es posible desarrollar habilidades e implementar estrategias que te ayuden a optimizar la gestión del tiempo, y aumentar tu rendimiento.
No es necesario tener días más largos, solo hace falta organizar y planificar actividades específicas de manera inteligente. Para lograrlo, estas son algunas habilidades útiles que he llevado a cabo para ser más eficiente en el trabajo.
Vigila en qué actividades se está yendo tu tiempo
Es importante entender en qué estás invirtiendo tu tiempo. Puedes llevar un registro de las actividades que lo consumen. El teléfono y la pc pueden darte información útil sobre las horas que pasas frente a las pantallas. También puedes apoyarte en alguna herramienta de gestión donde registres tus tareas y el tiempo que dedicas a ellas.
Toda esta información sobre el uso que estás dando a tu tiempo hoy, será el punto de partida para gestionar tu tiempo a futuro.
Planifica tu agenda
Optimizar el uso del tiempo requiere de planificación. Para ello existen diferentes métodos: método Kanban, método GTD, técnica del pomodoro, planificación por bloques y muchos más. Ninguno es necesariamente mejor que otro, solo es cuestión de encontrar el que mejor se ajuste a tus necesidades. Existe mucha literatura al respecto, recomiendo comenzar por estos dos libros: Hábitos Atómicos de James Clear, y 7 Hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey.
Puedes probar diferentes estrategias, e incluso tomar partes de una y de otras para crear tu propio sistema de planificación del tiempo. Lo importante es que puedas proyectar con antelación tus actividades, preferiblemente en tres niveles: mensual, semanal y diario.
Es importante considerar que planificar es muy diferente a redactar una lista. Es preciso programar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento, sabrás dónde tienes que estar y qué tienes que hacer, y no perderás tiempo pensando en ello.
Esta planificación debe ser flexible y realista a la hora de distribuir el tiempo, dejando espacio para los imprevistos. De esta forma tendrás mayor capacidad de maniobra y evitarás sobrecargar tu agenda.
Equilibrio entre días de trabajo remoto y días de trabajo en oficina
El trabajo remoto puede ofrecer muchos beneficios en cuanto a la productividad. Elimina fugas de tiempo como el que toma ir de tu casa a la oficina y las distracciones propias del lugar del trabajo como las interrupciones para consultarte algo, las charlas de pasillo, entre otros.
Aunque desde luego supone hacer frente a otros factores. De allí que buscar un equilibrio que se adapte a ti y a tu ritmo de trabajo es lo más aconsejable.
Por ejemplo, trabajar desde casa uno o dos días para dedicarse a un proyecto lejos de las reuniones laborales y el tráfico, podría ser muy útil.
Una vez más, no existen fórmulas preestablecidas, es necesario probar hasta saber lo que te funciona y lo que no.
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Encomienda a otros las tareas delegables
Esta es una máxima de la gestión del tiempo y la productividad: siempre que se pueda delegar, hazlo. Es necesario, es parte del camino al éxito. No solo para ti, sino para todo tu equipo de trabajo e incluso para la organización entera.
Delegar facilita que se distribuya el trabajo de manera equilibrada entre todos, según el alcance y las competencias de cada miembro del equipo. De esta forma, la organización se vuelve más sinérgica.
Se realista con los plazos
Un gran error que incide en la productividad es subestimar los plazos de entrega de tareas y proyectos. Esto con frecuencia conlleva retrasos, sobrecargas, y toneladas de estrés. Además, genera un impacto negativo en el tiempo que se dedica a otras tareas, y la calidad de tu trabajo.
En este sentido, ser realista implica considerar todas las tareas pendientes, así como posibles imprevistos. Conviene entonces fijar plazos amplios para evitar complicaciones. Para esto, muchas veces es necesario saber decir NO. De manera que aun si tu jefe, un cliente o algún departamento te presionan para que fijes un plazo muy ajustado, puedas mantenerte firme y ceñirte a tiempos que puedas cumplir sin comprometer tu desempeño ni tu salud mental.
Automatiza las tareas
La tecnología puede ayudarnos muchísimo en este punto. Recurre a programas y aplicaciones que te ayuden a preparar las facturas, transcribir las reuniones, preparar informes o cualquier tarea repetitiva. Investiga y prueba entre las muchas herramientas disponibles en la actualidad.
Ordenar y organizar tu espacio físico y digital también te ayudará a que los procesos sean más simples y el flujo de trabajo más eficiente.
Abandonar el modo multitarea
Es un error común pensar que si se hacen muchas cosas a la vez se será más productivo. En realidad, la multitarea no es el camino más fructuoso. La mente funciona mucho mejor cuando nos centramos en una única tarea. Cuando intentas realizar dos o más a la vez, la atención de tu mente se divide, por lo que tu desempeño es menor al que sería si hicieras una a la vez.
Como resultado, hay demoras, y las posibilidades de error también aumentan. Es preferible optar por una planificación por bloques, y dedicar un periodo de tiempo a cada actividad.
En este mismo orden de ideas también resulta conveniente abandonar cualquier enfoque perfeccionista. La perfección a largo plazo es ineficiente. Si bien, es importante realizar las tareas del mejor modo posible, buscar la perfección solo conduce a perder tiempo en detalles innecesarios.
Si bien leer este artículo es un buen paso en tu camino a la productividad, la mejor manera de recuperar tu tiempo es pasando a la acción. Así que pon en práctica estos consejos para ser eficiente en el trabajo y luego coméntanos cuáles han sido tus resultados.
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