Las tareas que requieren un esfuerzo mental se ven afectadas gravemente si sufrimos interrupciones que nos hacen perder el hilo. Una primera medida es evitarlas, pero ¿cómo actuar si no puedes hacerlo? La lista de control dinámica (cheklist dinámico) te ayudará en estas situaciones.
Si nos interrumpen a mitad de una tarea rutinaria, como fregar la vajilla, podremos reanudarla sin dificultad. Este tipo de tareas no requiere de nuestros recursos intelectuales y basta con mirar la pila de platos para saber cómo continuar.
Sin embargo, si estás redactando un informe complicado que requiere mucha atención y te interrumpen, te va a costar mucho retomar la tarea. Se estima que puedes tardar entre 10 y 20 minutos en recuperarte.
Esto es debido a que nuestros recursos mentales, y en concreto nuestra memoria de trabajo, se encuentran dedicados por completo a la tarea en curso. Una interrupción nos obliga pensar en otra cosa, y recuperar el estado mental previo no va a ser fácil.
Lo ideal, si quieres dedicarte a un trabajo intelectualmente exigente es aislarte: desconectar el teléfono, ir a donde no puedan localizarte o encargar a otra persona que actúe de filtro. ¿Necesitas estar constantemente disponible para los demás? ¿Se va a caer el mundo si permaneces inaccesible durante una hora?
Habrá ocasiones en que esto no sea posible, quizás tu trabajo exija atender en el acto a quien te lo pida ¿qué puedes hacer en este caso? ¿dedicarte solo a tareas rutinarias? Si bien esta situación no es la ideal para un trabajo que requiera concentración, puedes adaptar tu estilo de trabajo para minimizar el impacto de las interrupciones.
Partimos de dos consideraciones:
-
Es mucho más probable finalizar sin interrupciones una tarea que nos lleve poco tiempo (un par de minutos) que una más larga.
-
Es más fácil reanudar una tarea si no debemos recurrir a nuestra memoria para recordar dónde nos habíamos quedado.
La idea es, por tanto, descomponer nuestro trabajo en pequeñas tareas, y organizarlo de forma que quede claro en que punto nos hemos quedado. Esto será fácil de aplicar si nuestro trabajo consiste en una única actividad. Por ejemplo, si debemos repasar un documento de 400 páginas, bastará con hacer una marca en cada página revisada.
Si tu tarea es compleja y requiere muchas actividades distintas puedes aplicar el método que he denominado lista de control dinámica. Veámoslo con un ejemplo. Supongamos que has de preparar un informe. Empieza escribiendo una lista de cosas que debes hacer, por ejemplo:
-
Recopilar información.
-
Preparar esquema.
-
Escribir borrador.
-
Revisar borrador.
Esta primera lista probablemente no sea completa y esté poco detallada. No importa, nos sirve para comenzar y la iremos desarrollando dinámicamente. Haz una marca en el ítem al que te vas a dedicar, y si es necesario desglósalo. Al comenzar a recopilar información, puedes pensar que necesitaras varios documentos:
-
Ventas trimestrales.
-
Objetivos anuales.
-
Proyección financiera.
Los anotas en tu lista y continúas añadiendo los puntos que te vayan surgiendo y tachando los que ya has cumplimentado. En cada momento, tendrás una marca en la tarea en que estás trabajando. De este modo, si te ves obligado a interrumpir tu trabajo de forma rápida, cuando quieras retomarlo, veras fácilmente donde te habías quedado, qué habías hecho ya y qué te queda pendiente. No es una solución mágica, pero te ayudará a reanudar tu trabajo más fácilmente.
Esté método de trabajo puede serte útil aunque no tengas interrupciones.
La lista de control te ayuda a centrarte, evitará errores y te ayudará a no olvidar nada importante sin tener que sobrecargar tu memoria.
¿Te sientes abrumado por la complejidad de tu trabajo? Prueba a aplicar la lista de control dinámica: te facilitará el trabajo y cada vez que logres tachar un ítem de tu lista sentirás la motivación que te produce saber que estas avanzando.
Imagen: Burst
