No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.
Este es uno de los refranes más conocidos en español. Con él se nos anima a ser diligentes y no dejarnos llevar por la pereza. Sin embargo, no es un buen consejo aplicarlo de forma indiscriminada. Son muchas las cosas que podemos hacer en cada momento; si nos ponemos a ejecutarlas sin ser selectivos, pasaremos nuestra jornada laboral dedicados a actividades de poco valor.
En nuestro trabajo, y en toda nuestra vida diaria, pasamos gran parte de nuestro tiempo actuando reactivamente. Respondemos a los acontecimientos, tales como una llamada telefónica, una visita o una alarma de nuestro smartphone. En muchos momentos es necesario actuar de esta forma; por ejemplo, en una conversación debemos adaptar nuestra respuesta a nuestro interlocutor y a lo que nos diga. En determinados trabajos, como es el caso de quien ha de atender al público, gran parte del tiempo se debe estar en modo reactivo.
El problema se presenta cuando respondemos de forma impulsiva a una señal externa sin que esto sea necesario. No somos nosotros mismos los que dirigimos nuestros objetivos, sino que somos marionetas cuyos hilos son manejados por otras personas o por un dispositivo electrónico.
En otras ocasiones nos dejamos llevar por la última idea que se nos haya ocurrido; estamos a merced de caprichos momentáneos.
En cualquiera de esos casos no trabajamos con un fin en la mente, tal como recomienda Steven Covey en su segundo hábito (Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva).
Cuando actuamos proactivamente, no nos dejamos llevar por el azar del momento, sino que trabajamos de acuerdo a un plan y en las actividades que hemos decidido previamente. Solo así podemos alcanzar los objetivos que nos hayamos propuesto.
Un método sencillo para acostumbrarse a trabajar proactivamente y centrado en nuestros objetivos es el propuesto por Mark Forster en su libro Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management.
Para ello basta con usar una hoja cada día. Comenzamos anotando en ella todo lo que planeamos hacer en nuestra jornada de trabajo; a continuación, trazamos una línea justo por debajo de la última entrada. Se trata de una lista cerrada, no añadiremos nada nuevo, solo podremos tachar tareas de ella.
Durante nuestra jornada de trabajo, idealmente, solo nos dedicaremos a cumplir las tareas anotadas en esa lista. No atenderemos ningún otro asunto, excepto en el caso de que hayamos terminado todas las tareas de nuestra lista cerrada.
Todas lo nuevo que nos aparezca a lo largo del día lo pospondremos al menos para mañana; lo anotaremos en otra hoja distinta.
Si nos surge algo nuevo de lo que obligatoriamente debemos ocuparnos hoy mismo, lo anotaremos en la hoja de tareas por debajo de la raya que hemos trazado.
Al finalizar el día, nuestra hoja presentará un resumen de nuestra jornada. En la parte superior tendremos todo lo que teníamos previsto ejecutar, y tachado todo lo que hayamos hecho. Si hemos sido muy optimistas al planificar, o bien nos han surgido muchos imprevistos, nos quedarán algunas tareas sin ejecutar.
Debajo de la raya tendremos todos los imprevistos que no hemos podido dejar para el día siguiente.
Si conservamos estas hojas, al cabo de unos días podremos ir viendo tendencias que nos ayudarán a conocer mejor cómo se desarrolla nuestra jornada de trabajo ¿Somos muy optimistas a la hora de planificar? ¿Tenemos muchos imprevistos? ¿Cuál es la carga de trabajo que podemos acometer en un día normal?
Se trata de un sistema sencillo de implantar, no requiere mucho esfuerzo y podemos obtener grandes beneficios. Seremos más proactivos y conscientes de nuestro estilo y los condicionantes de nuestro trabajo.
Podremos cambiar el refrán del principio, por otra versión más adecuada.
No dejes para mañana lo que DEBAS hacer hoy.
