Metas, objetivos, resultados. Competitividad, productividad, eficacia… Y ¿qué hacemos para conseguirlos? ¿Cómo podemos enfocarnos y focalizar a nuestro equipo en conseguir alcanzarlos?
La prioridad debe centrarse en el objetivo a largo plazo; pero sin marcarse retos diarios o semanales y, sobre todo, sin conseguir cerrar negociaciones y sin resolver cuestiones intermedias. No hay manera, como nos cantaban Los Ronaldos hace años.
La pérdida de concentración y la dilución en desviaciones improductivas pueden llegar a impedir, tanto al trabajador como al “líder de la manada”, la consecución del resultado buscado por la empresa.
En este plan de incremento productivo, la primera prioridad es establecer objetivos claros, diarios/semanales/trimestrales/anuales. Los sistemas de calidad, si se encuentran implantados en las organizaciones, son de gran ayuda puesto que enmarcan el Plan Estratégico global con los objetivos departamentales o por materias. La evaluación cuatrimestral o semestral refuerzan los logros y las metas en desarrollo y por conseguir en el ejercicio.
Para ello, también deben establecerse las prioridades: Resolver urgencias y asuntos importantes. En este apartado tendríamos que incidir en un reparto de tareas claro y objetivable. No pueden todos hacer de todo, ni uno solo ocuparse de mucho, ni unos pocos sostener el barco. Todos debemos remar, cada cual en su ámbito y categorías. Pero el jefe del proyecto debe marcar el cómo, el cuándo y el qué, para que no se produzcan conflictos. Éstos podrán ser una carga añadida a la resolución del asunto encomendado.
Flexibilizar horarios de trabajo… y de descanso. En este apartado deberían incorporarse momentos “lúdicos” tanto del equipo, como de sus responsables, como conjuntos. A veces, en una pausa-café o en un desayuno de trabajo se solventan muchos más problemas de comunicación y de reparto de tareas que en interminables reuniones. Cuando el trabajador tiene cierta flexibilidad para organizar su tarea, el rendimiento a la larga es más fructífero y satisfactorio para todos.
Enlazado con lo anterior, nunca es tarde ni se hace lo suficiente por mejorar la comunicación, tanto vertical como horizontal. El email es necesario y a veces más ágil que un intento de reunión; pero en ocasiones el teléfono o reunirse en grupos de dos o tres personas, da una visión conjunta o desde distinto prisma de las tareas encomendadas.
Es imprescindible valorar la Ley o Principio de Pareto (Regla 20/80 en la gestión empresarial). Esta regla se basa en que el 80% del valor de un trabajo viene del 20% del esfuerzo. Por ello, es muy importante que los trabajadores centren todos sus esfuerzos en ese 20%, y de esta manera, podrán conseguir grandes resultados en un breve período de tiempo.
En muchas empresas se han implementado herramientas de control o monitorización de flujo (workflow). Salvo que se trate de una gran empresa, con su departamento de RRHH o de Calidad, que únicamente se dediquen a estas cuestiones; resulta complicado llevarlas a cabo, por no decir muy tedioso para la mediana empresa, el trabajador autónomo y la mayoría del tejido empresarial. Máxime, si ya cuentan con sistemas de calidad que tienen igualmente que coordinar sus procesos de objetivos. Si son posibles, pero encomendados a un departamento diferente del propio del jefe del departamento, dan muy buen resultado en el control, supervisión y revisión de la eficiencia personal.
El foco principal de todo buen jefe debe centrarse en animar a seguir creciendo. Conseguir que el equipo se involucre en el negocio, asegurando así un sistema de colaboración que potencie el éxito, consiguiendo un mayor rendimiento, productividad y eficacia generales.
