¿Alguna vez has salido de una reunión con la sensación de que has podido hacer algo más productivo con tu tiempo? Y peor aún, todavía te quedan dos reuniones más antes de que acabe el día.
Este es un mal común en las organizaciones, un fenómeno que lleva a hacer juntas innecesarias. Muchas veces al final de una reunión, ya se señala la fecha para un próximo encuentro donde se tratarán los asuntos que quedaron sin resolver. Esto sin duda es un grave síntoma de que se está haciendo un mal manejo de las reuniones.
Desde luego, no se trata de eliminar por completo las reuniones, sino de gestionarlas adecuadamente. Sino de tomarse la tarea de sacar el máximo provecho a las reuniones con tu equipo de trabajo. E incluso si no eres tú quien se encarga de convocar las reuniones, debes saber que todos los participantes son responsables de hacer que cada reunión sea productiva.
Los siguientes consejos ayudarán a tu empresa a tener reuniones verdaderamente productivas.
Organización ante todo
El éxito de una reunión se define primordialmente por la organización previa. En este sentido, lo primero será tener un propósito claro. Se trata de responder concretamente para qué es la reunión. Sin propósito claro en la reunión es muy probable que todos los participantes se pierdan en la ambigüedad, sin llegar a concretar ninguna resolución.
Mientras más específico sea este propósito mejor. Las reuniones que intentan abordar muchas cuestiones a la vez suelen ser bastante improductivas. Así que lo mejor es centrarse en no más de tres objetivos.
Lo siguiente es definir una agenda en función del objetivo planteado, que se deberá pasar por escrito a cada invitado. Esta agenda debe cubrir los siguientes puntos:
- Objetivo u objetivos de la reunión.
- Temas a cubrir, organizados por orden de prioridad.
- Nombre de quienes abordarán cada tema.
- Lista de asistentes a la reunión.
- La hora y el lugar de la junta.
Por último, en cuanto a la organización de la reunión es esencial contar con un organizador, que se ocupe de aspectos como reservar la sala de reunión, invitar a las personas, y durante la reunión servir de moderador.
Si la reunión es online, es importante que como parte de la organización, se establezca un protocolo básico para interactuar, el cual debe comunicarse junto con la agenda. Por ejemplo, hay que definir si todos deben cerrar sus micrófonos o deben cerrarlos, cómo se pedirá la palabra, si se va a utilizar el chat para compartir enlaces o documentos.
Respetar el tiempo de los asistentes
Nada entorpece más una reunión como que sus asistentes no deseen estar allí. Por ello, es importante asegurarse de respetar el tiempo de los colaboradores. Evita programar reuniones a la hora del almuerzo, muy cerca del fin de la jornada, y por supuesto, nunca se debe organizar una junta fuera del tiempo laboral.
En lo referente a tiempo, se debe comenzar a tiempo, y terminar a tiempo. Una hora límite ayudará a que el tiempo de reunión se aproveche mejor. Asimismo, es muy importante notificar la realización de dicha reunión con suficiente antelación. Nunca se debe hacer una reunión sin previo aviso.
Otro aspecto importante en relación al respeto hacia los asistentes a una reunión es la preparación previa. Ya sea que seas el organizador de la reunión, o solo un asistente, siempre debes prepararte en relación a los temas que se trataran y el propósito de la misma.
Selecciona los participantes correctos
Un error común cuando se trata de reuniones efectivas es incluir personas que poco o nada tienen que ver con los temas y decisiones a discutir. Aún cuando alguien pueda pertenecer a un equipo de trabajo afín, su presencia puede no ser necesaria.
En la reunión deben estar las personas estrictamente necesarias. Pocas veces una junta precisa que todos los miembros del equipo participen. Basta con enviar un breve correo resumen tras la reunión para mantener informados a los colaboradores. Por ejemplo, Jeff Bezos, CEO de Amazon, sigue la regla de las dos pizzas, la cual consiste en reunir a no más de la cantidad de personas que puedas alimentar con un par de pizzas.
Contar con la cantidad justa de personas es una de las claves para que una reunión sea efectiva.
Dejar constancia de la reunión
Toda reunión debe producir ideas, soluciones o información útil para la empresa en general. Por ello, es muy importante tomar nota de lo que se ha tratado y redactar un resumen que se comparta con los asistentes, pero también con quienes sea necesario.
Si la reunión se lleva a cabo por Zoom, o alguna otra herramienta virtual, tienes la opción de grabar la sesión.
La reunión más productiva es la que no se lleva a cabo
No cabe duda de que la coordinación de equipos de trabajo exige del uso de reuniones, pero también es cierto que muchas de estas que pueden evitarse. En este sentido, antes de convocar a una reunión es siempre importante preguntarse ¿Es realmente necesaria esta junta? ¿No hay otra forma de manejar este tema?
Muchas veces un correo electrónico enviado a las personas correctas puede ser suficiente para dar con la respuesta que se busca.
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